Restez concentré sur l’essentiel

Comment se concentrer sur l’essentiel concrètement ? Il s’agit d’une problématique fréquente qu’il est important de savoir adresser. En tant que manager de transition, je constate qu’il s’agit de la base de tout bon travail efficace. C’est-à-dire, commencer par identifier ce qui est primordial de ce qui ne l’est pas… et éviter de se disperser. Dans cet article, je me concentre donc sur cette première étape des 4 disciplines de l’exécution (4DX). Prêt ?

Comment se concentrer sur l’essentiel ?

Pour se concentrer sur l’essentiel, tu as d’abord besoin d’identifier ta priorité clé, de la communiquer puis d’éliminer les distractions. Il s’agit de la première compétence des 4 disciplines de l’exécution. Pour clarifier ce qui est important, tu auras besoin d’avoir une idée claire de ton objectif et du contexte dans lequel tu te trouves. Pour ça, KPI et OKR sont tes meilleurs alliés. Je t’explique tout ça dans la suite de l’article ainsi que la façon dont tu pourras maintenir cette priorisation sur le long terme.

Les 4 disciplines de l’exécution

Comme dit plus haut, le fait de se concentrer sur ce qui est primordial est la première étape des 4DX. J’ai déjà écrit un article expliquant cette méthode au complet. En quelques mots, les 4 disciplines de l’exécution est un modèle de gestion de la performance qui vise à aider les organisations (et donc les managers) à atteindre leurs objectifs de manière efficace. Les 4 disciplines sont :

1. la Discipline de la Concentration, qui consiste à identifier et à se concentrer sur les objectifs vitaux ;
2. la Discipline du Levier, qui implique de définir des mesures claires pour évaluer les progrès ;
3. la Discipline de l’Engagement, qui demande de passer de la planification à l’action concrète ;
4. la Discipline de la Responsabilisation, qui met l’accent sur la responsabilité individuelle et collective grâce à des réunions régulières et une communication ouverte.

Dans l’ensemble, les 4DX visent à transformer les objectifs stratégiques en actions concrètes et mesurables pour améliorer la performance organisationnelle. Et aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur la première, qui peut être utile à tout le monde.

Le processus de sélection d’une priorité

Tu l’as compris, la première étape pour se concentrer sur ce qui est primordial est d’identifier sa priorité. Autrement dit, quel est ton objectif clé ? Le processus de sélection de cet OKR, dans le cadre des 4DX, implique l’identification des objectifs les plus importants qui auront un impact significatif sur la réussite globale de l’organisation.

Pour sélectionner un OKR, tu auras besoin de :

1. Analyser attentivement la stratégie globale de l’entreprise et déterminer quels objectifs sont en alignement avec cette vision à long terme ;
2. Évaluer l’impact potentiel de chaque objectif en termes de résultats et de contribution à la stratégie globale ;
3. Prioriser les objectifs en fonction de leur importance et de leur alignement avec la vision de l’entreprise, (tu choisis donc le premier de la liste pour éviter la dispersion des efforts) ;
4. Communiquer clairement cet OKR à l’équipe, en expliquant sa pertinence et en fixant des attentes précises.

Avant d’aller plus loin, il me semble important de détailler la priorisation, l’alignement et l’OKR.

La priorisation et l’alignement

Tout d’abord, revenons sur la signification de ces mots. Prioriser signifie : classer des éléments ou des tâches par ordre d’importance et/ou d’urgence afin de déterminer où concentrer ses ressources et/ou son attention en premier. Et, être aligné avec l’entreprise signifie : être en accord et/ou en harmonie avec les objectifs, la vision, les valeurs et la stratégie globale de l’organisation.

Alors, comment déterminer qu’un objectif est plus ou moins important et/ou en accord avec l’entreprise qu’un autre ?

Pour évaluer la priorité et l’alignement d’un objectif par rapport à un autre au sein de l’entreprise, il est essentiel de considérer plusieurs facteurs. Tout d’abord, examine l’objectif à la lumière de la stratégie et des objectifs globaux de l’entreprise. Ceux qui contribuent directement à la réalisation de la vision de l’organisation sont souvent plus importants.

De plus, évalue l’impact attendu de chaque objectif sur les résultats et la croissance de la boite. Ceux ayant un impact significatif sont prioritaires. Considère également les contraintes de temps, les ressources disponibles et les risques associés à chaque objectif.

Enfin, n’oublie pas d’impliquer les parties prenantes pour obtenir leur avis et créer un consensus autour des priorités. En combinant ces éléments, tu devrais pouvoir déterminer quels objectifs méritent une attention accrue et sont plus en accord avec la direction que prend l’entreprise.

Les KPI et OKR

J’ai un article qui explique en détail ces deux concepts clés ainsi qu’un autre qui reprend leur utilisation stratégique dans certains cadres de gestion dont la méthode Agile. Je vais reprendre en quelques mots ces deux outils ici.

Les KPI (Key Performance Indicators) sont des indicateurs de performance chiffrés utilisés pour suivre l’efficacité des actions par rapport à un objectif donné. Ils sont principalement axés sur le pilotage à long terme, permettant une vision rapide de la performance actuelle. Les KPIs peuvent mesurer divers aspects, tels que le chiffre d’affaires, la rentabilité, la satisfaction client, etc.

En revanche, les OKR (Objectives Key Results) sont des objectifs à court terme associés à un objectif plus ambitieux à long terme. Ils sont spécifiques, mesurables et favorisent la collaboration en focalisant l’attention sur un résultat précis à atteindre rapidement. Les OKR sont souvent utilisés pour stimuler la transformation et la performance à court terme.

La principale différence réside dans l’objectif : les KPIs servent à piloter, tandis que les OKR servent à transformer et à atteindre des objectifs à court terme. Les deux méthodes peuvent être complémentaires et sont utiles dans différentes situations.

La communication et la compréhension

Comme dit précédemment, une fois la priorité déterminée, il est important de la communiquer à l’équipe. Il s’agit ici de transmettre clairement l’OKR à l’équipe en expliquant son importance et en fixant des attentes précises (KPI). Le but de cette communication est de s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend pleinement l’OKR et est aligné sur sa réalisation. L’idée est également de favoriser l’engagement de l’équipe en créant une compréhension commune et un sentiment de responsabilité collective envers ces objectifs.

L’élimination des distractions

Pour éliminer les distractions et se concentrer sur l’essentiel, tu auras certainement intérêt à mettre en place des stratégies de gestion du temps et de l’attention. Ça peut inclure la création d’un environnement de travail calme et ordonné, l’établissement de plages horaires dédiées aux tâches prioritaires, la désactivation des notifications non essentielles sur les appareils électroniques, la délégation de certaines responsabilités, et la pratique de la gestion du temps, comme la technique Pomodoro, qui consiste à travailler par intervalles de temps définis.

Évidemment, il est important de garder en tête son objectif (et qu’il soit clair). En te rappelant constamment l’importance des tâches à accomplir, tu auras plus facile à maintenir ta concentration et à minimiser les distractions.

Le maintient de la concentration sur le long terme

Avoir de temps en temps des sursaut de concentration, c’est bien. Maintenir ce comportement comme une habitude, c’est mieux. Pour ça, il peut être important de réévaluer régulièrement où tu en es. Différentes techniques peuvent être utiles au quotidien :

• Établir des priorités claires en identifiant les tâches essentielles liées à ton objectif ;
• Planifier ton emploi du temps en accordant du temps dédié à ces tâches prioritaires ;
• Éviter les distractions en identifiant et en minimisant les sources de perturbations dans ton environnement de travail ;
• Cultiver une discipline personnelle pour résister aux tentations de céder aux distractions ;
• Utiliser des rappels visuels pour te rappeler constamment l’importance de ton objectif ;

Pour réévaluer ta concentration et t’assurer que tu investis suffisamment de temps dans les tâches essentielles, tu peux utiliser ces différents points en faisant un bilan régulier. Évidemment, n’oublie pas de rester flexible pour faire face aux imprévus.

Conclusion

Tu sais maintenant comment on fait pour se concentrer sur l’essentiel. Lors de ta prochaine séance de brainstorming stratégique, tu pourras donc utiliser un processus de sélection de ta vraie priorité. Et tu pourras mettre en place les actions nécessaires au maintient du focus sur ce qui est réellement primordial. Mais si tu veux l’avis d’un professionnel, je comprends ! Chaque situation a sa particularité. Pour ça, tu peux me contacter. Il te suffit de remplir le formulaire sur la page Contact.