Prioriser, quand tout est important

Comment prioriser les tâches quand tout est important ? Que ce soit lié à un emploi du temps surchargé ou à une liste de tâches à rallonge, il peut être difficile de faire la distinction entre l’important et le négligeable… qui est invisible car on ne voit pas que ce n’est pas réellement important. Et donc, la façon de choisir l’action à réaliser en priorité est également compliquée. Dans cet article, je t’explique la meilleure méthode pour prioriser. À toi la productivité ! Prêt à avoir la réponse à ta question ? Alors poursuivons sans plus tarder.

Comment prioriser les tâches quand tout est important ?

La première chose à se rappeler, c’est que tu ne peux avoir qu’une seule priorité, une seule chose qui est la plus importante. En gardant ça en tête, il est plus facile d’appliquer la meilleure méthode à ta disposition qui est composée d’un objectif clair, d’un tri plus ou moins drastique et de la meilleure question à te poser : Quelle est la chose essentielle que je peux faire de telle sorte qu’en la faisant tout le reste deviendra plus simple ou inutile ? Mais voyons ça plus en détail.

Priorité : singulier ou pluriel ?

J’ai écris tout un article sur le fait que la gestion des priorités était un non sens. En effet, étymologiquement, on ne peut avoir qu’une seule priorité. Tu peux lire cet article ici mais, en quelques mots, j’explique que la véritable problématique réside dans la détermination de ce qui est le plus important.

Je mentionne également l’histoire du mot « priorité ». Il était originellement utilisé au singulier pour exprimer « ce qui a le plus d’importance ». Cependant, au fil du temps, le terme a été utilisé au pluriel, ce qui a entraîné des difficultés dans la hiérarchisation des tâches et des projets mais pas seulement. Les conséquences de cette approche plurielle sont une diminution de la productivité, une atteinte incertaine des objectifs, une baisse d’énergie et des problèmes de santé.

La solution que je propose est de déterminer une seule priorité et de hiérarchiser clairement les différents sujets en fonction de leur importance. Ça permet de prendre des décisions plus facilement et d’éviter l’éparpillement des efforts. Enfin, je souligne l’importance de poser des questions plus profondes pour déterminer ce qui est réellement important, plutôt que de se focaliser sur la gestion des priorités en surface. Il est donc temps de te donner une méthode pour ça.

Quelle est la meilleure méthode pour prioriser ?

En quelques mots, cette méthode consiste à :

1. Avoir un objectif clair pour savoir ce qui est réellement important ;
2. Faire le tri pour éliminer ce qui n’est pas cohérent ;
3. Se poser la meilleure des questions pour déterminer la tâche la plus importante de ta liste.

Je t’explique dans la suite chaque étape plus en détails.

1. Prérequis

Pour pouvoir effectuer une priorisation efficace, il est essentiel d’avoir un objectif clair et précis en tête. En effet, sans une vision claire de ce que l’on souhaite accomplir, il est difficile de déterminer ce qui est réellement important parmi les nombreuses tâches et demandes qui se présentent à nous.

L’objectif agit comme un guide, permettant de filtrer et d’évaluer les différentes options en fonction de leur pertinence par rapport à la réalisation de ce but. Cela nous aide à éviter de nous éparpiller dans des activités secondaires et à concentrer nos efforts sur ce qui a le plus d’impact pour atteindre nos résultats souhaités.

Ainsi, la clarté des objectifs constitue le fondement même de la priorisation, nous permettant de faire des choix éclairés et de consacrer notre temps et notre énergie là où cela compte vraiment.

2. Faire le tri

Dans le processus de priorisation, il est crucial de faire le tri et d’éliminer les éléments qui ne sont pas cohérents avec notre objectif. Trier ne signifie pas seulement organiser et hiérarchiser, mais aussi éliminer certaines tâches de notre liste.

Lorsque nous nous retrouvons avec une liste de tâches à rallonge, il est primordial de prendre du recul et de remettre en question l’importance réelle de chaque élément. Parfois, nous nous accrochons à des tâches qui semblent urgentes ou familières, mais qui en réalité ne contribuent pas significativement à notre objectif principal. En ayant le courage de supprimer ces tâches non essentielles, nous libérons du temps et des ressources pour nous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Cependant, il peut arriver que certaines tâches ne puissent pas être totalement éliminées, car elles restent nécessaires ou importantes d’une certaine manière. Dans ces cas-là, une alternative efficace consiste à les déléguer.

Déléguer des tâches permet de partager la charge de travail et de s’assurer que chaque activité est effectuée par la personne la plus compétente pour cela. Cela libère du temps et des ressources, tout en permettant de se concentrer sur les aspects les plus critiques ou stratégiques de notre objectif. En déléguant, nous maximisons notre efficacité et notre capacité à atteindre nos objectifs de manière équilibrée et efficiente.

En somme, trier et éliminer les tâches non essentielles, ainsi que déléguer celles qui peuvent l’être, sont des stratégies puissantes pour prioriser et allouer judicieusement notre temps et nos ressources. Autrement dit, nous nous retrouvons avec une liste beaucoup plus courte de tâches !

3. La meilleure question à se poser

Lorsqu’il s’agit de prioriser les tâches efficacement, Gary Keller dans le livre « The One Thing » offre une question puissante à se poser : « Quelle est la chose essentielle que je peux faire de telle sorte qu’en la faisant tout le reste deviendra plus simple ou inutile ? »

Cette question résume parfaitement l’essence de la priorisation en nous obligeant à nous concentrer sur la tâche la plus critique, celle qui aura un impact significatif sur l’ensemble de notre travail. En identifiant cette « chose essentielle », nous pouvons hiérarchiser nos actions et consacrer notre temps et notre énergie aux aspects les plus influents de notre objectif.

Cette approche nous permet de distinguer l’urgent du véritablement important et de consacrer nos ressources aux actions qui produiront les résultats les plus significatifs. En posant cette question, nous nous donnons la clarté nécessaire pour prendre des décisions éclairées sur la façon de dépenser notre temps et nos efforts.

Comment distinguer les tâches urgentes et importantes ?

Des fois, nous confondons ce qui est urgent et ce qui est important. Si la méthode décrite précédemment ne te suffit pas, la matrice d’Eisenhower est faite pour toi. Aussi connue sous le nom de « quadrant d’urgence-importance », c’est une méthode utile pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes. Autrement dit, cet outil nous permet de prioriser les tâches.

Les quadrants de la matrice d’Eisenhower

Cette approche simple mais efficace nous permet de visualiser et d’organiser nos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. En utilisant cette matrice, nous classons nos tâches en quatre catégories : urgent et important, urgent mais non important, non urgent mais important, et non urgent et non important.

En faisant cette distinction, nous sommes en mesure de hiérarchiser nos actions de manière judicieuse. Les tâches urgentes et importantes, situées dans le premier quadrant, nécessitent notre attention immédiate et doivent être traitées en priorité. Les tâches urgentes mais non importantes, situées dans le deuxième quadrant, peuvent souvent être déléguées ou éliminées, car elles ne contribuent pas directement à nos objectifs clés.

Le troisième quadrant, comprenant les tâches non urgentes mais importantes, est souvent négligé, mais c’est là que réside souvent le véritable potentiel pour une croissance à long terme. En nous concentrant sur ces tâches, nous investissons dans notre développement, la planification stratégique et la réalisation de nos objectifs à long terme.

Enfin, le dernier quadrant comprend les tâches non urgentes et non importantes, qui sont souvent des distractions et du temps perdu. En les identifiant comme telles, nous pouvons les éliminer ou les minimiser afin de libérer du temps et des ressources pour les activités véritablement significatives.

Utilité de la matrice

La matrice d’Eisenhower nous permet donc de prendre des décisions éclairées sur la façon de gérer nos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance réelle. En l’utilisant comme outil de priorisation, nous pouvons optimiser notre temps, notre énergie et nos efforts en nous concentrant sur les tâches qui auront un impact significatif sur nos objectifs et notre réussite globale.

Comment aller plus loin ?

Lorsque nous envisageons la priorisation, il est important de ne pas se limiter à la seule gestion des tâches individuelles. En réalité, les projets, les objectifs et d’autres éléments à plus grande échelle doivent également être pris en compte. En accordant une attention particulière à la hiérarchie de ces différents aspects, nous pouvons mieux aligner nos actions sur nos aspirations globales.

Ça signifie évaluer l’importance des projets, définir clairement les objectifs à atteindre et veiller à ce que nos efforts quotidiens soient en accord avec ces éléments. En incluant ces éléments dans notre processus de priorisation, nous sommes en mesure de travailler de manière plus stratégique et de générer des résultats significatifs sur le long terme.

Conclusion

Tu sais maintenant comment prioriser les tâches quand tout te semble important. Tu vas pouvoir utiliser une méthode concrète et simple qui a fait ses preuves pour améliorer ta productivité et être plus serein au quotidien. Et si tu te rends compte que tu as besoin d’un regard extérieur pour t’aider à aller plus loin, tu peux évidemment faire appel à moi. Avoir un expert à portée de main est toujours utile. Pour ça, il te suffit de remplir le formulaire sur la page Contact.