Gérer les problèmes de communication

Comment gérer ta problématique de communication au sein de ton équipe ? Ça t’arrive de te demander ce que ton équipe est en train de réaliser ou d’être perdu sur la direction dans laquelle tu vas ? En tant que manager de transition, j’ai vu ce type de situation un nombre incalculable de fois. Dans cet article, je vais t’expliquer quoi faire face à une communication bancale en prenant un exemple concret. Tu es prêt à transformer la performance de ton équipe ?

Problématique de communication : quoi faire ?

La première étape pour adresser une problématique de communication, c’est de déterminer à quel endroit de la chaîne elle se trouve. En effet, si le point limitant se trouve dans l’information qui ne remonte pas et/ou, ne descend pas, les actions à mettre en place seront un peu différentes. (Il en va de même pour la communication au sein d’une équipe.) Le principe général est de parvenir à ce que tout le monde puisse avoir une indication claire de la situation actuelle tout comme de la direction dans laquelle la team se dirige. Je t’explique ça plus en détail dans la suite de l’article.

La communication : une compétence clef d’une équipe performante

Tout d’abord, il est bon de rappeler que la communication est l’une des compétences clefs d’une équipe performante. Pourquoi ? Parce que chaque membre doit être sur la même longueur d’onde. Entre les différents profils et métiers qui composent ton équipe (développeurs, ingénieurs, designers, etc), tous ont des compétences différentes.

Mais, sans communication efficace, ces compétences ne se combinent pas. Les problèmes surgissent, les idées se perdent, et le projet stagne. Tu dois être capable d’expliquer clairement les objectifs, les attentes, et les défis. Et tu auras besoin d’écouter attentivement les préoccupations et les idées de ton équipe.

La communication permet de résoudre rapidement les problèmes et d’optimiser les processus. Alors, si tu veux une équipe performante, la communication doit être au cœur de tout ce que tu fais.

Cas concret d’une communication en entreprise problématique

Pour que mes conseils aient du contexte, je vais prendre l’exemple d’une situation que j’ai déjà rencontrée plusieurs fois. Imaginons donc une DSI classique composée de 2 services : un service étude et un service infrastructure, chacun de ceux-ci étant lui-même divisé en sous-service. Nous avons donc un total d’une centaine de personnes réparties entre les différents pôles.

Plusieurs problématiques fréquentes ont lieu :

• La communication uniformisée et automatique ne permet pas de détecter l’urgence et/ou l’importance d’un message ni son objectif.
• Il n’y a pas de vision globale et/ou spécifique dans les différents sous-services des objectifs et projets en cours (que ce soit au niveau du service, de la DSI et/ou de l’entreprise).
• Les réunions n’ont pas d’objectif précis et/ou ne respectent pas leur raison d’être.

Une communication idéale au sein d’une entreprise

Avec cette situation, où voulons-nous arriver ? Globalement, l’idéal est d’abord de clarifier la situation actuelle, l’objectif principal (du service comme de l’entreprise) et de revoir les process de communication des différents indicateurs nécessaires.

Pour une communication idéale, tu dois viser la clarté. Chaque message doit être compréhensible immédiatement en termes d’urgence et d’objectif. Ça a aide à la priorisation efficace des informations.

De plus, privilégie une communication ciblée. Les équipes doivent comprendre les objectifs globaux du service et de l’entreprise. Chaque membre doit voir comment son travail contribue à ces objectifs. Cela maintient l’alignement sur les priorités et évite les silos.

En ce qui concerne les réunions, planifie-les avec un objectif précis. Évite les réunions sans raison claire, car elles gaspillent du temps. Chaque réunion doit avoir un ordre du jour défini et un objectif à atteindre. Évalue régulièrement leur pertinence.

En somme, une communication idéale privilégie la clarté, la transparence et la pertinence. Chaque membre doit comprendre sa mission, sa contribution aux objectifs globaux et savoir réagir en fonction de l’urgence. Une communication efficace permet une réactivité accrue face aux changements et maintient un environnement de travail collaboratif et efficace.

Le chemin pour transformer cette problématique en force

Nous avons donc notre point de départ et notre point d’arrivée. Maintenant, comment faire pour passer de l’un à l’autre ? Par quoi commencer ? Comment faire de cette communication une force ? Ces recommandations que je vais te partager sont influencées de mon expérience, évidemment, mais également de la méthode 4DX que tu peux retrouver ici.

Les messages

Tout d’abord, concentre-toi sur la collecte et la diffusion d’informations. Tu peux créer des process de communication efficaces pour que les membres de l’équipe puissent faire remonter les informations pertinentes. Encourage une communication ouverte et réactive, en mettant l’accent sur la clarté et l’objectif de chaque message.

La vision et les avancées

Ensuite, tu peux mettre en place un objectif commun clair. Pour ça, assure-toi que tous les membres de l’équipe comprennent non seulement l’objectif lui-même, mais aussi pourquoi il est important. La communication claire de l’objectif et de sa signification est un élément qui peut motiver l’équipe à travailler ensemble pour l’atteindre.

Évidemment, un objectif ne suffit pas. Il est nécessaire de clarifier les jalons à atteindre. Pour ça, il est essentiel de les documenter et de les partager de manière transparente. Les jalons doivent être accessibles à tous, de manière à ce que chacun comprenne les étapes clés vers la réalisation des objectifs. Ça contribue à maintenir l’alignement de l’équipe.

Pour donner de la visibilité sur l’état d’avancement des projets en cours, tu peux utiliser un tableau de bord ou un outil de gestion de projet. Assure-toi que chaque membre de l’équipe a un accès facile à ces informations. Ça permet à tous de comprendre où en sont les projets et comment ils s’inscrivent dans les objectifs plus larges.

Et pour mesurer la progression vers l’objectif, il peut être utile d’établir des indicateurs clés de performance (KPI). Les KPI permettent de quantifier la réalisation des objectifs. Diffuse régulièrement ces indicateurs pour que chaque membre de l’équipe puisse les suivre et les utiliser comme guide.

Les réunions

Enfin, il peut être utile d’organiser une réunion impliquant tous les membres de l’équipe pour discuter des objectifs à atteindre et de l’état d’avancement. Lors de cette réunion, explique clairement où vous en êtes par rapport à ces objectifs. Encourage la participation active en posant des questions et en recueillant des commentaires.

Tu peux également donner une démarche précise à suivre pour atteindre l’objectif. Explique les étapes nécessaires et attribue des responsabilités claires. Veille à ce que chacun comprenne son rôle dans la réalisation de l’objectif commun.

Conclusion

Tu sais maintenant comment gérer une problématique de communication au sein de ton équipe / entreprise. Tu vas pouvoir appliquer les conseils que je t’ai partagé ici dès aujourd’hui. Et si tu veux aller plus loin, ou être plus spécifique par rapport à ta situation particulière, je suis là pour ça. Après tout, la mise en place peut être compliquée selon ce qu’il se passe dans ton équipe. Pour que je puisse en discuter avec toi, tu peux remplir le formulaire de la page Contact.