KPI ou OKR, mieux les utiliser
Quand, comment et pourquoi utiliser KPI vs OKR ? Quelles différences ? Ces deux méthodes de productivité sont souvent mal comprises et mal appliquées, ce qui mène à un manque de résultat et/ou de performance. Généralement, il y a aussi une confusion sur laquelle adopter et pour quelle raison. En tant que manager de transition, c’est l’une des compétences clefs que j’apporte à mes clients. Dans cet article, je prends le temps de détailler chacun de ces points en faisant un focus d’abord sur les KPI, ensuite sur les OKR pour enfin les distinguer concrètement l’un de l’autre.
KPI vs OKR
Le KPI (Key Performance Indicator) sert à piloter alors que l’OKR (Objectives Key Results) sert à transformer. En bref, le KPI est un indicateur de performance qui est lié à un objectif ou une stratégie. Il est donc utilisé sur le long terme pour avoir une vision rapide de ce qu’il se passe à court terme. L’OKR sert à la gestion de la performance à court terme et est associé à un objectif plus ambitieux (et long terme). Il permet donc la collaboration en focalisant l’attention sur un point précis. Tout ceci est détaillé dans la suite de l’article.
KPI : un indicateur de performance
Étant donné qu’il s’agit d’un indicateur de performance, le KPI est chiffré. Il permet de suivre l’efficacité des actions réalisées par rapport à un objectif donné. C’est grâce à cette mesure que le pilotage quotidien vers la réussite peut être réalisé. Nous sommes donc plutôt du côté de l’opérationnel. Concrètement, un KPI peut être un suivi du chiffre d’affaires, de la rentabilité, du taux de conversion, du taux de pénétration du marché, de la qualité du produit, de la satisfaction client, du taux d’absentéisme ou toute autre évaluation d’un projet.
Les KPIs peuvent d’ailleurs se focaliser soit sur l’activité au sein de l’équipe et/ou de l’entreprise (production, appels réalisés, etc) soit sur l’impact de ces actions sur le marché (ventes, satisfaction, etc.). Ces deux types de KPIs (aussi appelés activity metrics & impact metrics) peuvent être répartis en 4 catégories selon ce qu’ils mesurent : stratégique (santé globale de l’entreprise), opérationnels (efficacité des process), fonctionnels (spécifiques à un domaine) et temporels (prédictions et analyse du passé).
D’où vient la méthode KPI ?
À ma connaissance, nous avons très peu d’information sur l’origine de cette méthode, contrairement aux OKRs. Par contre, il y a des preuves attestant de mesures de performance réalisées dès le troisième siècle, en Chine. Il y aurait eu des évaluations des membres de la famille impériale de la Dynastie Wei. Cette longévité des KPIs souligne bien leur importance.
Comment définir un KPI utile ?
- Identifier un besoin
Lorsque je parle de besoin, ici je parle d’une problématique et/ou d’un point que l’on aimerait améliorer. C’est pour suivre ce sujet que le KPI sera nécessaire. La réflexion en amont est donc importante pour déterminer les indicateurs intéressants.
- S’aligner sur la stratégie globale / les objectifs de l’entreprise
Avoir un KPI pour avoir un KPI ne sert à rien. Il est important de choisir un/des indicateur(s) qui aide(nt) à identifier les facteurs de succès de la stratégie en place.
- Souligner les actions nécessaires
L’indicateur choisi doit permettre de déterminer un plan d’action, de savoir quelles actions sont à continuer et quelles autres sont à arrêter ou à ajuster.
OKR : la gestion de performance
Lorsqu’un objectif ambitieux est défini sur le long terme, définir un/des OKR est une bonne manière de gérer la performance à court terme (quelques mois). L’idée de ces objectifs courts termes est évidemment de les rendre spécifiques et mesurables tout en définissant des étapes clefs par lesquelles passer pour atteindre ce but global. En concentrant l’attention d’une équipe sur un résultat spécifique à obtenir rapidement, les personnes ont tendance naturellement à plus collaborer et s’impliquer.
En appliquant suivi et rectification sur la route, ces OKRs permettent donc souvent de surpasser ce qui est considéré comme “faisable”. En théorie, c’est simple à implémenter. Par contre, ça demande pas mal d’itérations afin d’en avoir les bénéfices. En pratique, c’est donc relativement compliqué à mettre en place étant donné que le processus soulève beaucoup de questions.
Il y a quelques facteurs clés de succès de ces OKRs : le ressenti des collaborateurs (notamment le niveau de confiance de l’équipe sur l’atteinte des OKRs), le point sur l’avancement des OKRs (pour évaluer et discuter de la progression), le plan d’action (pour réussir ensemble), les rituels (points mensuels et/ou hebdomadaires),…
D’où vient la méthode OKR ?
L’origine des OKRs est beaucoup plus récente que celles des KPIs. Andrew Stephen Grove, avant d’être PDG de Intel, a développé cette méthode aux alentours de 1970 alors qu’il était à un poste d’ingénieur. Et c’est par l’intermédiaire de l’un de ses collaborateurs dans les années 1970s, John Doerr, que ce procédé a été popularisé. En effet, après son passage chez Intel, il rejoint une société de capital-risque spécialisée dans l’investissement dans des entreprises qui démarrent. L’une d’entre elles n’est autre que Google, où il siège actuellement au sein du conseil d’administration.
Je te laisse deviner quelle méthode Google utilise régulièrement.
La méthode OKR en détail
- Définir l’objectif ambitieux
Tu l’auras compris, sans objectif de base, l’OKR ne sert pas à grand chose.
- Définir 3 à 5 résultats clés chiffrés (KR)
Ce seront les étapes clefs, les résultats clefs à atteindre pour pouvoir avancer vers l’objectif ambitieux. Évidemment, ceux-ci doivent être chiffrés pour pouvoir les suivre concrètement au quotidien.
- Impliquer l’équipe
Ça permettra d’avoir une meilleure motivation au quotidien pour chaque personne (et donc de meilleurs résultats). L’implication peut aller de l’élaboration des OKRs à la mesure finale, en passant évidemment par la réalisation. Bref, ça améliore l’exécution.
Dans le même ordre d’idée, il peut être intéressant de laisser les managers choisir leur stratégie pour atteindre les OKRs.
- Mettre le management au service du succès des équipes
Plusieurs actions peuvent être réalisées ici. Une activité importante qui peut se décliner de plusieurs façons est évidemment la mise en place de rituels. Que ce soit les points sur l’avancement ou le suivi du plan d’action, avoir de bonnes habitudes paient.
- Analyser les OKRs
La grande question à se poser est “Cet OKR est-il atteint ?”. Il y a donc une phase d’évaluation puis de réajustement de la stratégie et/ou des actions mise en place. Et si l’objectif est atteint, bravo. Ton équipe est performante.
Différence entre KPI et OKR
La différence majeure entre KPI vs OKR est le but de ce qu’on cherche à mesurer. Les KPIs servent à piloter un projet alors que les OKRs servent à transformer une stratégie en résultats. De plus, le premier est utilisé sur le long terme alors que le second sur du court terme (quelques mois). Les deux peuvent donc être complémentaires.
Quand et pourquoi les utiliser ? Ces deux méthodes peuvent être intéressantes dans différentes situations. Par exemple, si tu veux suivre un projet existant, un process ou t’améliorer sur un point en particulier, les KPIs sont bien adaptés. De l’autre côté, si tu veux changer de direction ou avoir une transformation profonde de ton mode de fonctionnement, les OKRs sont là pour toi.
Ils sont à utiliser dans ton quotidien même (et peut-être surtout) si tu ne penses pas avoir besoin de méthode pour suivre tes projets en cours. Mets toi un rendez-vous hebdomadaire, crée toi un nouveau rituel, et c’est parti pour l’utilisation de ces méthodes !
Conclusion
Tu sais maintenant quand, comment et pourquoi utiliser KPI vs OKR. La prochaine fois que tu te donneras un nouvel objectif ou que tu repenseras l’efficacité de tes équipes, tu sauras quoi faire pour piloter tes différents projets. Mais, seul, il est parfois difficile de démêler sa situation et ses besoins. Donc si tu veux avoir un avis éclairé sur ta situation en particulier, envoie-moi un message. Il te suffit pour ça de remplir le formulaire sur la page Contact.
