Maintenance estivale : la documentation, l’activité à ne surtout pas manquer !

L’été est souvent synonyme d’activités techniques intenses pour la DSI. Mais au-delà des migrations et des mises à jour, il existe une autre tâche, moins glamour, mais tout aussi cruciale : la documentation DSI pour (re)formaliser les processus. Chers DSI, CTO et responsables IT, cette période plus calme est une occasion en or pour structurer et enrichir votre savoir interne. C’est le pilier d’une rentrée sereine et de la résilience de votre SI !

Pourquoi la documentation DSI est un coup de maître en été ?

Vous le savez, l’agitation quotidienne laisse peu de temps pour la rédaction et la mise à jour des documents. L’été, avec son rythme ralenti, offre un cadre idéal. C’est le moment parfait pour se poser et transformer le savoir tacite de vos équipes en un capital explicite et partagé.

Une documentation solide est la meilleure assurance pour votre service. Elle réduit la dépendance aux individus clés : sans elle, un incident ou le départ précipité d’une personne-ressource peut vite devenir un casse-tête. Avec des procédures claires, le relais est assuré sans stress. C’est l’essence même du management care que je soutiens : prendre soin de votre équipe, c’est aussi lui donner les moyens d’être confiante, autonome et efficace.

De plus, une bonne documentation facilite grandement l’onboarding de nouveaux talents ou la mobilité interne. Elle facilite la compréhension des systèmes et des flux, accélérant l’intégration et la montée en compétences. C’est un investissement direct dans l’agilité et la transformation continue de votre organisation.

Documentation DSI : par où commencer quand le temps manque ?

1. Priorisez par criticité et risque : la sécurité avant tout !

• Procédures d’urgence : Concentrez-vous d’abord sur la documentation des processus liés à la gestion des incidents majeurs, à la reprise d’activité (PRA) et à la continuité d’activité (PCA). Que se passe-t-il si un serveur critique tombe un 15 août ? Qui fait quoi ? Comment réagir ? Ces documents sont votre première ligne de défense.
• Connaissances uniques : Identifiez les savoirs qui ne sont détenus que par une seule personne (le « savoir-faire dans la tête »). Documenter ces points réduit drastiquement la dépendance individuelle et sécurise votre SI en cas d’absence imprévue.

2. Priorisez par fréquence d’utilisation : l’efficacité au quotidien !

• Processus récurrents : Formalisez les procédures qui sont exécutées très régulièrement par vos équipes ou par les utilisateurs. Des guides clairs pour ces tâches quotidiennes réduiront les erreurs, les sollicitations au support et feront gagner un temps précieux à tout le monde.
• « Pain points » des équipes : Écoutez vos collaborateurs. Quels sont les sujets pour lesquels ils demandent le plus souvent de l’aide ou des éclaircissements ? Documenter ces points répond directement à un besoin et améliore le bien-être de l’équipe.

3. Priorisez par « quick wins » : commencez petit, finissez grand !

• Documentation simple et rapide : Identifiez les documents qui peuvent être créés ou mis à jour rapidement, sans nécessiter de longues recherches ou de validations complexes. Un petit succès encourage à poursuivre l’effort.
• Mise à jour de l’existant : Plutôt que de créer de nouveaux documents, commencez par actualiser ceux qui sont obsolètes, mais encore pertinents. C’est souvent plus rapide et tout aussi impactant.

En adoptant cette approche ciblée, vous transformerez l’été en une période de progrès significatifs pour votre documentation, même avec un agenda chargé. Chaque ligne écrite est un pas de plus vers un SI plus résilient et des équipes plus autonomes.

Votre feuille de route pour une documentation DSI technique réussie cet été

Attention, l’été passe très vite ! Alors comment s’y prendre pour que nos efforts de documentation portent leurs fruits ? Voici une feuille de route pragmatique, inspirée des meilleures pratiques.

Auditez l’existant et identifiez les lacunes : où se cache le savoir ?

• Inventaire du savoir : Faites le tour des connaissances critiques qui reposent sur une seule personne ou qui ne sont pas formalisées. Pensez aux procédures d’urgence, aux configurations complexes, aux scripts spécifiques.
• Feedback des équipes : Demandez directement à vos équipes quels sont les points de friction, les informations manquantes ou obsolètes qui leur posent un problème au quotidien. Leurs retours sont précieux.
• Priorisation : Ne tentez pas de tout documenter d’un coup. Concentrez-vous sur les processus les plus critiques ou les plus fréquemment utilisés qui manquent de clarté.

Choisissez les bons outils et standards : pour une documentation efficace et accessible.

• Plateforme centralisée : Utilisez un outil collaboratif unique et accessible à tous (Wiki d’entreprise, Confluence, SharePoint, Notion, etc.). Évitez les documents éparpillés sur des disques partagés.
• Standards de rédaction : Définissez des gabarits et des règles simples (structure, langage clair, utilisation de schémas). L’objectif est une homogénéité qui facilite la lecture et la mise à jour.
• Contenu visuel : N’hésitez pas à intégrer des captures d’écran, des diagrammes, des organigrammes ou des courtes vidéos. Une image vaut souvent mille mots, surtout pour des procédures techniques.

Rédigez des procédures claires et des guides utilisateurs simples : le B.A.-BA.

• Procédures techniques : Pour les opérations critiques (redémarrage de serveurs, gestion des sauvegardes, déploiements), rédigez des procédures pas à pas. Chaque étape doit être explicite, avec les commandes exactes et les résultats attendus. N’hésitez pas à utiliser des captures d’écran ou de courtes vidéos.
• Guides utilisateurs : Ne sous-estimez pas l’importance des guides pour les utilisateurs finaux. Expliquez les fonctionnalités des outils, les bonnes pratiques de sécurité, les procédures de demande de support. Un utilisateur autonome sollicite moins le support !
• Formalisez les processus internes : Cartographiez vos processus clés (gestion des incidents, gestion des changements, onboarding d’un nouvel arrivant). Qui fait quoi, quand et avec quels outils ?

Impliquez les équipes et planifiez la maintenance : la documentation DSI est vivante !

• Ateliers de documentation : Organisez des sessions dédiées avec les experts métiers et techniques. C’est plus efficace que de demander à chacun de rédiger seul. Cela favorise aussi le partage de connaissances. Mon conseil : planifiez tout de suite l’atelier de la rentrée ou ajoutez cette tâche à votre to-do list.
• Relecture et validation : Faites relire les documents par d’autres membres de l’équipe pour vous assurer de leur clarté et de leur exactitude.
• Planifiez les mises à jour : La documentation n’est pas statique. Définissez une revue régulière (trimestrielle ou semestrielle) pour vérifier son actualité et l’adapter aux évolutions de votre SI. Par exemple : fin août, fin décembre, mi-mai…

L’été est une opportunité, mais le temps reste une ressource précieuse, même pour les DSI les plus organisés. Si vous manquez de temps pour tout documenter, pas de panique ! Voici une approche pragmatique pour prioriser vos efforts et maximiser l’impact de votre travail de formalisation :

En conclusion

L’été n’est pas qu’une période de maintenance technique. C’est un temps précieux pour construire une base solide de connaissances au sein de votre DSI. En investissant dans la documentation et la formalisation des processus, vous réduisez les risques, augmentez l’autonomie de vos équipes et préparez une rentrée plus sereine. C’est un aspect fondamental du management care et un pilier de la transformation digitale réussie.

À Propos de l’auteur

Bonjour, je suis Cédric Mouandjo, DSI de transition à Paris. Passionné depuis toujours par la révolution informatique, j’accompagne au quotidien les entreprises dans leur projet de transformation digitale. Si vous cherchez un manager de transition IT certifié et expérimenté, contactez-moi → ici ou sur LinkedIn → ou en cliquant là